1. Waarom deze privacyverklaring?
Iedere gebruiker van deze applicatie (hierna “Gebruiker”) ontsluit een bepaalde hoeveelheid persoonlijke gegevens aan verschillende partijen.Omdat u een natuurlijk persoon bent die uniek te identificeren is op basis van deze gegevens, dient er een uitdrukkelijke toestemming gegeven te worden voor het mogen verwerken van deze gegevens, zowel voor de club als voor KLUBS, de software achter deze applicatie.
Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met de privacywetgeving van 8 december 1992 en met uitbreiding de gewijzigde GDPR wetgeving van 27 april 2016 betreffende de verdere bescherming van persoonsgegevens.
Door deze applicatie te gebruiken, stem je in met de verwerking van de gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Je club heeft steeds het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Iedere substantiele wijziging zal naar de Gebruikers gecommuniceerd worden en zal via de software opnieuw om een uitdrukkelijketoestemming vragen.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?
2.1. Verwerkingsverantwoordelijke
De club treedt op als verantwoordelijke van de verwerking van persoonsgegevens. Wil je je gegevens (laten) wijzigen, dan kan dit steeds via je contactpersonen binnen de club of via je eigen profiel. De club heeft de mogelijkheden die noodzakelijk zijn binnen de GDPR wetgeving om je gegevens te wissen, te exporteren uit het platform en te wijzigen indien nodig.
2.2. Verwerkers
KLUBS treedt op als verwerker van de gegevens en kan zelf niets wijzigen in profielen zonder uitdrukkelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.KLUBS treedt op als technische partij om de software te onderhouden en verzamelt bijgevolg op haar servers de noodzakelijke persoonsgegevens om het platformdraaiende te houden. Ook bij rechtstreekse toegang tot bepaalde gegevens zal KLUBS steeds om goedkeuring vragen van de verwerkingsverantwoordelijke.
3. Grond van verwerking
Wij verwerken je gegevens op basis van uitdrukkelijke toestemming (opt-in na registratie of aanmaak account). Wanneer de clubverantwoordelijke gegevens in je profiel zelf wijzigt of aanvult, doen zij dit enkel op eigen verantwoordelijkheid en uitgaande van toestemming van de Gebruiker. Indien er bijvoorbeeld een officieel lidmaatschap met gebruikersvoorwaarden bestaat tussen de club en de Gebruiker, kan dit bijkomend als grond van verwerking gezien worden om het clubbeheer mogelijk te maken.
4. Welke gegevens worden verwerkt?
KLUBS zal zelf enkel de noodzakelijke gegevens verwerken om je toegang tot het platform te kunnen garanderen. Dit zijn de volgende velden:e-mailadres, naam & voornaam, wachtwoord. Alle bijkomende informatie in het profiel kan door de verwerkingsverantwoordelijke en door de Gebruiker zelf aangevuld worden. Aangezien de club zelf onbeperkte profielvelden kan bijmaken,kan dit gaan om allerhande informatie. De verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich er echter toe enkel de noodzakelijke gegevens op te vragen die relevant zijn voor de verwerking van de gegevens van het lidmaatschap van de Gebruiker(bv. Contactgegevens, bedrijfsgegevens, geboortedatum, geslacht, nationaliteit,profielfoto, rijksregisternummer, VML-nummer, …)
Persoonsgegevens kunnen enkel opgevraagd worden na de uitdrukkelijke goedkeuring die gevraagd wordt bij het eerste gebruik van het platform.
5. Voor welke doeleinden worden mijn gegevens verwerkt
KLUBS en de verwerkingsverantwoordelijke verzamelen je persoonsgegevens enkel en alleen voor het optimaliseren van het ledenbeheer,het inzichtelijk maken van de ledenprofielen en het registreren voor activiteiten of lidmaatschappen. Deze verwerking wordt dan ook aanzien als essentieel voor een optimale werking van de club te kunnen garanderen.
Je gegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden:
- Om de Gebruiker toegang te verlenen tot het platform
- Om de lidmaatschappen en toegangen van de Gebruiker te kunnen beheren en configureren
- Om de Gebruiker te laten registeren opactiviteiten
- Om de Gebruiker in contact te laten komen met andere Gebruikers
- Om een efficiënte en vlotte werking van de club te kunnen garanderen
Bij gebruik van de applicatie kunnen gebruikerslogs geregistreerd worden die aangeven wanneer en hoe de Gebruiker de toepassing gebruikt heeft. Deze worden enkel ingezet voor statistische doeleinden en worden geenszins gebruikt om Gebruikers te confronteren met hun surfgedrag.
6. Wie verwerkt je persoonsgegevens alssubverwerker
Je gegevens worden enkel verwerkt voor intern gebruik. KLUBS kan echter gebruik maken van subverwerkers voor de optimale werking van de toepassing. Hiervoor wordt echter toegezien dat je gegevens niet naar onbekende verwerkers buiten de EU wordt verstuurd. Bij goedkeuring van deze privacyverklaring, verklaar je je ook akkoord met de verwerking door volgende subverwerkers:
- Combell – hosting van database & applicatie.Retentie onbeperkt zolang KLUBS deze partij inschakelt voor de hosting.
- Mailgun – transactionele mailing, verkrijgt enkel mailadres + html mail, met een maximale retentie van 3 dagen.
- Yuki / ExactOnline / Mollie – indien er koppelingen zijn via de API’s, verwijzen we naar de verwerkingsvoorwaarden van deze partijen aangezien de club hier steeds een rechtstreekse overeenkomst mee sluit
KLUBS neemt de nodige legale en technische voorzorgsmaatregelen om onrechtmatig gebruik van de applicatie te vermijden. In het geval van een data breach zal KLUBS alles in het werk stellen om de gegevens zo snel en goed mogelijk te beschermen en verder misbruik te voorkomen. Je wordt als Gebruiker hier dan ook meteen over ingelicht zoals dit bij wet voorgeschreven staat.
7. Hoe lang worden je gegevens bewaard?
Je gegevens worden verwerkt zolang dit noodzakelijk geacht wordt voor de werking van de club. Wanneer de Gebruiker geen lid meer is, kan deze er zelf voor kiezen de gegevens onverwijld en onmiddellijk te verwijderen.Zoniet, worden de gegevens standaard nog 1 jaar bewaard voor doeleinden van marketing en heractivatie.
8. Welke rechten heb ik als Gebruiker?
8.1 Legitieme verwerking en bescherming van gegevens
Je gegevens worden steeds rechtmatig en legitiem verwerkt zoals omschreven in artikel 5. Ze worden verwerkt in een beveiligde en relevante omgeving en worden niet langer dan noodzakelijk bewaard in de applicatie.
8.2 Recht tot toegang tot gegevens
Indien je dit wenst kan een Gebruiker recht tot toegang van diensgegevens opvragen. Uiteraard kan dit zelf via het profiel waar de gegevens mogelijkerwijs door de Gebruiker beheerd kunnen en gekopieerd kunnen worden. Daarnaast heeft de Gebruiker ook het recht om een overzicht van alle verwerkte gegevens aan te vragen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Deze zal bijgevolg een overzicht bezorgen van alle verwerkte gegevens, inclusief lidmaatschappen en aanwezigheden op activiteiten. De verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe dergelijke aanvragen binnen redelijke termijn (1 week) te verwerken.
8.3 Recht tot correctie van gegevens
Foutief verwerkte gegevens kunnen zowel door de Gebruiker als de verwerkingsverantwoordelijke aangepast worden in de toepassing.
8.4 Recht om vergeten te worden
Iedere Gebruiker heeft steeds het recht om vergeten teworden in de toepassing en database. Hiervoor zijn verschillende regels van toepassing,waarbij een dergelijke aanvraag steeds door de clubverantwoordelijke goedgekeurd dient te worden. Het verwerken van gegevens kan immers een noodzaakzijn om een lidmaatschap te kunnen verderzetten. Onder volgende assumpties kan een Gebruiker zijn gegevens laten verwijderen:
- Er is geen verdere rechtsgrond voor de verwerking van gegevens, bv. na afloop van lidmaatschap of uitschrijving uit de club
- Het intrekken van de uitdrukkelijke toestemming die eerder gegeven werd op deze privacyverklaring
- Wanneer de data onrechtmatig verwerkt of verkregen is
- Wanneer de wetgever eist dat de gegevens verwijderd worden
In geval van verwijdering van gegevens, behoudt KLUBS zich het recht om de namen van de personen te herleiden tot initialen en de mailadressen te limiteren tot het formaat a*****@g****.c**(zijnde alexander@gmail.com) om zo statistieken en bewijzen van verwijdering te kunnen aantonen. Alle andere persoonsgegevensworden niet geanonimiseerd, maar wel verwijderd.
9. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
In het platform kan de gebruiker via het profiel / Privacy Toolbox diens rechten uitoefenen. Indien dit niet lukt, kan ook steeds contactopgenomen worden met de clubbeheerder.
10. Klachten
In geval van klachten over de verwerking van de persoonsgegevens door KLUBS of de club zelf, kan de Gebruiker een klacht neerleggen bij de gegevensbeschermingsauthoriteit via https://www.privacycommission.be
11. Data Protection Officer
KLUBS wordt hierin bijgestaan door een gecertificeerde Data Protection Officer. Deze kan ook steeds geconsulteerd worden via dpo@klubs.be. De verwerking van gegevens werd tevensaangemeld bij de gegevensbeschermingsauthoriteit van België.